Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Vanttera Group Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 4.5.2018. Viimeisin muutos 4.5.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Vanttera Group Oy
Y-tunnus: 2936567-9
Asemakatu 12
92100 Raahe

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Olli Saari, , puh. 040 753 6990

3. Rekisterin nimi

Virtuaaliteoriat.fi:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

  • henkilön suostumus
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • lakisääteiset velvoitteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • Käytettävän ja turvallisen palvelun tuottamiseen
  • Asiakaspalvelun ja -kokemuksen kehittämiseen
  • Asiakkuuden ylläpitämiseen
  • Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
  • Pakollisiin viranomaisilmoituksiin
  • Väärinkäytösten estämiseen

5. Rekisterin tietosisältö

Mahdollisia kerättäviä tietoja ovat:

  • Käyttäjän itsensä antamat tiedot
  • Tunnistamistiedot, kuten etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Palvelujen käytöstä analytiikan avulla kerätyt tiedot
  • verkkoyhteyden IP-osoite
  • Suoritushistoria (ajokorttiluokka, kurssi ja suoritusajankohta)
  • Verkkosivuston selaustiedot ja päätelaitteen tunnistetiedot

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää niitä tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Lisäksi joitain tietoja säilytetään kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten ajokorttilupaprosessia, kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden ja velvollisuuksien toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen todistamiseksi.

Asiakkaan häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa pyynnöstä ja tietoa ei enää käytetä tässä selosteessa listattuihin tarkoituksiin niiltä osin kuin poistopyyntö ei ole ristiriidassa lain vaatimusten kansa.

Lainsäädäntö asettaa osalle asiakastiedoista velvoitteita pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Ajokortin suorittamiseen liittyvää dokumentaatiota säilytetään Trafin ohjeiden mukaisesti viisi vuotta.
  • Kirjanpitolaki määrittelee pidempiä säilytysaikoja kirjanpitoaineistoille.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Voimme luovuttaa rekisterin henkilötietoja seuraavasti:

  • Henkilö- ja suoritustiedot luovutetaan autokoululle, jossa rekisterissä oleva henkilö varsinaisesti suorittaa kurssia.
  • Viranomaisille ajokorttilain perusteella; luovutamme vaadituilta osin henkilötietoja viranomaisille ja viranomaispalveluja tuottaville yhtiöille: mm. Traficom ja Ajovarma Oy:lle.
  • Välitämme tiettyjen tuotteiden toimituksiin ja tuottamisiin tarvittavia välttämättömiä henkilötietoja yhteistyöyritykselle: Antin Autokoulu Oy. Lisäksi osa rekisterissä olevista asiakastiedoista on kopiona Antin Autokoulun verkkosivuja ja -palveluita kehittävien yhteistyöyritysten tietokoneilla.
  • Mikäli Vanttera Group Oy:n omistajarakenne muuttuu, rekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa uusille omistajille.
  • Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, maksamattomien laskujen ja velkojen perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi tai oikeusvaateen esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Henkilötietoja voidaan säilyttää asiakaspalvelun ja viranomaisvelvoitteiden toteuttamiseksi kolmannen osapuolen pilvipalveluissa, joihin ei kuitenkaan ole pääsyä kuin Vanttera Group Oy:n Autokoulun henkilökunnalla. Osa pilvipalveluiden käytössä olevista palvelimista voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
  • Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (sähköpostilla tai kirjeitse) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Evästeistä (”cookies/keksit”)

Vanttera Group Oy käyttää verkkosivuillaan evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa. Evästeet ovat käyttäjän laitteen internetselaimen ja palvelimen välisiä tekstitiedostoja. Evästeitä käytetään mm. asiakkaan kirjautumisen ylläpitämiseen ja ostoskorin toimintoihin. Asetetut evästeet säilyvät käyttötarpeesta riippuen selaimessa muutamasta tunnista muutamaan päivään.